办理遗嘱公证风险提示
遗嘱公证属于有价值又同时为高投诉率、高涉诉率的公证事项。遗嘱公证因涉及遗嘱人的重大利益,故在办理时应当注意办证细节,以“精耕细作”的方式办理。结合昆明市公证员协会公证质量规范化指导委员会的卷宗检查结果,现将办理遗嘱公证需要注意的风险和事项提示如下。
一、正确适用关于遗嘱公证需要两人共同办理的规定
《公证程序规则》第五十二条规定:“遗嘱公证应由两名公证人员共同办理,由其中一名公证员在公证书上署名”。昆明城区各公证处都能较好的执行该规定,但在实际操作中因对细节的把控不严,容易出现下列两个导致公证遗嘱效力被否认的错误:第一,因为办证系统设置不当,公证询问记录上打印的询问人和记录人都只有录入系统的操作人一人;第二,公证人员未依照《遗嘱公证细则》第十二条的要求在询问记录上逐页签名。
公证应当由公证员承办,公证人员只能作辅助性工作,尤其是在办理遗嘱类公证时,公证员应当全程亲自办理,应当避免在录音或录像中公证员的声音或影像只在开头或结尾出现,而大量的询问及记录工作都只由公证人员完成的情况。
二、为遗嘱人提供办理公证的私密空间
鉴于订立遗嘱是重大民事行为,故应为遗嘱人订立遗嘱提供相对独立和私密性的空间,如设立专门的遗嘱办证室或遗嘱录音间。目前因昆明城区各公证处办公环境所限,在此问题上难于进行统一规范。但在公证询问记录中,应当充分反映出遗嘱人在订立遗嘱的过程中始终都处于意志不受干扰的独立环境中。特别需要避免在给遗嘱人拍摄的照片、录音或录像中出现除遗嘱人和公证人员外的其他人员。
三、充分审查老年人的认知程度和意志
《遗嘱公证细则》第十一条、第十二条规定公证员在办理遗嘱公证时应着重审查遗嘱人的身份及意思表示是否真实、有无受胁迫或者受欺骗等情况,在询问记录中应当着重记录遗嘱人的身体状况、精神状况。遗嘱公证的主要客户群体是老年人,这些人通常被社会视为行动和理解能力相对较弱的群体,故在为他们办理遗嘱公证时公证员应对其认知能力(包括神智状况和对法律的认知程度)及意志是否自由进行充分的审查。审查的一般方法是要求遗嘱人提供其身体及精神状况的医院证明。同时公证员还应在询问记录中充分反映出公证员对这些问题进行了审查,如在谈话过程中可记载公证员请遗嘱人在公证员面前朗读某些文字材料以及遗嘱人的识别能力等内容。
四、办理遗嘱公证中应进行充分必要的告知
在办理遗嘱公证时,公证员应当就遗嘱的意义、法律后果及其他相关法律规定对遗嘱人进行充分告知。目前有公证员在办理遗嘱公证时出现告知不足的情况,如在询问记录中未反映出公证员是否已经告知过遗嘱人可以在遗嘱中指明遗产是留给受益人的个人财产(排除受益人的配偶享有的权利)。该情形是办理公证中告知充足的明显瑕疵,应当避免。
五、增强遗嘱公证的个性和针对性
遗嘱公证是有极强的针对性和个性的证类,故在办理此类公证时,公证员不应当局限于各种办证模板,而应根据当事人的实际情况制定有针对性和个性的办证方案。公证员制作询问记录的时候要注意个案的特殊性,避免过分套用模板,应对当事人的叙述进行斟酌,将有价值信息进行归纳总结和记录。在办理遗嘱公证时,公证员应当对与遗嘱人的交谈内容进行客观的记载,询问记录行文方式应当是客观记述当事人的真意,而不应将遗嘱人的回答刻意地转化成法言法语,更无必要长篇累牍进行冗长表述。例如,公证员询问遗嘱人来公证处的目的,遗嘱人一般会回答来办遗产公证或者财产公证。公证员应如实记录,并在后续询问中使用通俗易懂的语言告知和引导遗嘱人注意生前赠与与遗嘱在法律效果上的区别,并最终记录由当事人确定的需要办理的证类,而不是套用询问记录模板千遍一律生硬地记录为“我来办理遗嘱公证”。再例如询问记录中常出现的“我明白你们所告知内容的法律意义和后果”等类型的模式文字,这些文字需要根据当事人的文化水平、认知能力的差别予以修改或直接删除。
六、遗嘱上门办证需要注意的
原则上遗嘱人应当亲自到公证处申办公证,但是实践中也有因为遗嘱人行动不便等原因须由公证处指派公证人员到遗嘱人的住所或其他处所上门为其办理遗嘱的情况。公证员上门办理遗嘱公证能充分体现公证便民、公证为民的理念。但是公证员在具体办证过程中应特别注意对遗嘱人意志自由的审查。例如,公证员发现遗嘱人是跟受益人居住在一起,则应反复询问遗嘱人是否是完全自愿办理公证。
七、遗嘱签字捺印需要注意的问题
《遗嘱公证细则》第十八条规定:遗嘱人不会签名或者签名有困难的,可以盖章方式代替在申请表、笔录和遗嘱上的签名。遗嘱人既不能签字又无印章的,应当以按手印方式代替签名或者盖章。有公证员在办理公证时忽略该规定,在为不会或因行动不便不能签字的遗嘱人办理公证时,替代遗嘱人签名。承办公证员在为不会签名或者签名有困难的当事人办理公证时,应当引导当事人盖章并捺指印,如当事人无印章则捺指印。同时公证员应当在询问记录中对相关情况进行说明,并应当标注当事人是使用哪一只手指所捺指印。还要注意的是以按手印代替签名或者盖章的,公证人员应当提取遗嘱人全部的指纹存档,并注意指纹采样的完整性。
八、遗嘱公证书送达需要注意的问题
公证书的送达是公证程序的一个重要环节,也极易引起纠纷。原则上公证书应当送达给遗嘱人并由遗嘱人亲自在送达回执上签收。如遗嘱人指定了其他人代为领取公证书,则不建议由遗嘱中指定的受益人领取公证书。